De grão em grão – Implantação de sistemas

De grão em grão – Implantação de sistemas

Como já dizia o escritor brasileiro José de Alencar, “o sucesso nasce da determinação e persistência em se chegar a um objetivo. Mesmo não atingindo o alvo, quem busca e vence obstáculos, no mínimo fará coisas admiráveis”.
Em seu livro “Black Box Thinking: The surprising truth about sucess”, o jornalista inglês Mathew Syed nos encoraja a identificar oportunidades de pequenos ganhos em nosso cotidiano e também a olhar cada possibilidade de melhoria como uma forma de atingir uma performance cada vez melhor. No entanto, esses ganhos só vão acontecer de fato quando tivermos disposição para encontrá-los e agir sobre eles. “É a marca psicológica do sucesso”, explica Syed.

A busca por ganhos e ações de melhoria podem ser aplicadas tanto na vida profissional quanto na pessoal. A jornalista Susannah Butter fez um cálculo interessante e concluiu que, se uma pessoa descer do ônibus um ponto antes de seu destino final e caminhar o restante do trajeto, queimará cerca de 75 calorias. Se ela fizer isso todos os dias (considerando dias úteis e descontado um mês de férias), em um ano ela terá gasto 19.550 calorias.

O que queremos dizer com tudo isso? Que, se você tem que subir uma colina, planeje o trajeto, dê um passo após o outro e chegará ao cume. Com mais ou menos dificuldade, não importa. Chegará feliz por ter cumprido a sua meta, conquistado seu objetivo. E durante a caminhada, ao invés de olhar para cima e pensar no quanto ainda falta, olhe para trás e celebre todo o trajeto já percorrido. Valorize o aprendizado acumulado nesse tempo vivido.

Quando nos voltamos para a área de implantação de sistemas, muitas vezes nos assombramos com a complexidade, a dificuldade de alocação dos recursos humanos, dos materiais necessários e das barreiras culturais a serem transpostas.

Ao avaliar a complexidade de um projeto, podemos nos deparar com alguns desses fatores:

  • Escopo integrado por vários e diversificados componentes
  • Cronograma de longo prazo
  • Identificação de um número significativo de variações de escopo
  • Altos custos envolvidos
  • Denso plano de riscos a ser gerenciado (muitas variáveis e incertezas)
  • Diversidade de culturas a serem observadas pelo plano de comunicações

Diante desse cenário e pensando nos benefícios de identificar os pequenos ganhos, que somados aumentam as possibilidades de sucesso, o gerente do projeto deve seguir as melhores práticas, aplicar metodologia, ferramentas e técnicas recomendadas pelos padrões internacionais de gerenciamento de projetos.
E além disso, deve ser fiel ao princípio K.I.S.S. Isso mesmo. Uma maneira bem humorada de referência à expressão “Keep It Simple, Stupid”. E torná-lo simples não significa “queimar etapas”, desconsiderar stakeholders mais distantes ou, até mesmo, desmerecer a documentação. Pelo contrário, cada um desses processos deve ser cuidadosamente trabalhado.

O modelo de integração deve ser desenhado e estabelecido desde sua fase inicial. Planejamento, monitoramento e controle devem ser palavras de ordem. Os fatores críticos de sucesso encontram-se, principalmente, na existência de um forte patrocínio, na definição clara de perfis e responsabilidades e no gerenciamento atuante.

Mas, sobretudo, o “grande segredo” está na definição das entregas. Em projetos complexos, o nível de granularidade das entregas é fundamental: defina pequenas entregas e entregue cada uma delas.

Estabeleça com clareza as métricas de controle por área de conhecimento e quais serão os critérios para caracterizar se a etapa está completa. Determine o nível da estrutura organizacional do projeto para o qual serão direcionadas as decisões. Obtenha consenso. Busque oportunidades, inove, realize, não esqueça do K.I.S.S. e seja bem-sucedido.