Techware e as etapas de implantação do eSocial

O eSocial tem o propósito de unificar a comunicação das empresas com órgãos e entidades como a Caixa Econômica Federal o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), o MPS (Ministério da Previdência Social), o MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) e a Receita Federal. A implantação começou em janeiro de 2018 e tem diversas fases até a finalização em janeiro de 2019.

1º grupo de empresas do eSocial

O primeiro grupo de empresas com o faturamento superior a 78 milhões de reais no ano de 2016, já está obrigada a enviar seus eventos ao eSocial. Segundo o Comitê Gestor do eSocial, mais de 14.000 empresas brasileiras estavam enquadradas na categoria. Entretanto, ao final do prazo da primeira fase que refere-se ao cadastramento de empresas apenas metade das empresas haviam realizado a transmissão de dados. O cenário mudou nos meses seguintes e 96% das empresas incluídas no primeiro grupo realizaram algum envio, sendo 40% delas com a entrega do fechamento da 3ª fase que se refere a folha de pagamento de maio de 2018, também segundo o comitê gestor.

Apesar da adesão falha no início do processo, as empresas do primeiro grupo ainda têm tarefas a cumprir: agosto de 2018: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada; janeiro de 2019: envio dos dados de segurança e saúde do trabalhador. Atender aos prazos, assim como regularizar incoerências das fases anteriores, é fundamental para evitar problemas e suscetibilidade às multas. Apesar das obrigatoriedades não serem novidade, o novo formato de prestação de contas exige adequação e concentração de esforços.

Por envolver um volume de dados exorbitante, as informações do eSocial foram categorizadas em eventos, que por sua vez foram classificados em 3 grupos: eventos iniciais (tabelas), eventos não-periódicos e eventos periódicos. De forma simplista:
Os eventos iniciais englobam o quadro de informações (ex.: tabela de cargos/funções).
Os eventos não-periódicos são aqueles sem data pré-fixada; (ex.: admissão, férias, afastamentos, desligamento, etc.), mas nesta fase foram considerados os envios dos dados do trabalhador. Os eventos periódicos são aqueles fixos, como por exemplo pagamentos dos trabalhadores.

2º grupo de empresas do eSocial

A partir de 1° de julho de 2018, a entrada no eSocial também se fez necessária para empresas com faturamento inferior a 78 milhões de reais por ano, o que inclui MPEs (micro e pequenas empresas), MEIs (microempreendedores individuais), Pessoais Físicas que possuam empregados e também as ONGs e empresas sem fins lucrativos. Este grupo segue outro calendário:

1. Julho de 2018: cadastro das informações relativas às empresas.
2. Setembro de 2018: envio das informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
3. Novembro de 2018: obrigatório o envio das folhas de pagamento.
4. Janeiro de 2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
5. Janeiro de 2019: envio dos dados de segurança e saúde do trabalhador.

Como o sistema já está sendo testado com o grupo de grandes organizações, que poderiam gerar maior complexidade, as expectativas do Comitê são de que a 2ª fase não tenha complicações.

Techware e o eSocial

O compromisso da Techware com a oferta de um suporte de excelência ao eSocial começou com a montagem de uma equipe multidepartamental dedicada ao tema e focada na adequação do Rhevolution às exigências do sistema e, obviamente, ao atendimento dos prazos, necessidades de cada cliente, eventos futuros e potenciais novidades. Além disso, como o sistema é contínuo, há o cuidado com a manutenção do fluxo de informações. Aliás, este é um ponto de alerta. O eSocial não é restrito ao esforço de implantação, pois a demanda por continuidade é fundamental. Em todos os casos, empresas que tenham dúvidas processuais ou precisem de auxílio para o cumprimento das fases podem contar com a expertise Techware para esta transformação.