eSocial e FGTS Digital: como a nova forma de recolhimento do FGTS impactará as empresas?

O FGTS recentemente passou a contar com uma plataforma online chamada de FGTS Digital, que basicamente é caracterizada por um conjunto de sistemas integrados para facilitar e desburocratizar todos os processos relacionados à arrecadação do FGTS. Além de beneficiar as empresas, o objetivo da plataforma também é democratizar o acesso às informações para os trabalhadores sobre esse benefício.

A especificação e implantação do FGTS Digital está sob responsabilidade da SIT (Secretaria de Inspeção do Trabalho) e do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) conforme pautado na Resolução do Conselho Curador do FGTS nº 985 de 15 de dezembro de 2020.

No dia 10 de novembro de 2023, o novo site foi disponibilizado para testes até o dia 13/01/2024. Mas a implementação obrigatória pode ser feita até o dia 01/03/2024, de acordo com o Edital SIT 004/2023 publicado no DOU (Diário Oficial da União). 

Qual é a relação do FGTS Digital com o eSocial? 

O FGTS Digital foi anunciado em agosto de 2023 e começou seu período de testes neste mesmo mês, no entanto, era, inicialmente, apenas para integrantes do Grupo 1 do eSocial. Mas, antes de explicarmos quais são esses grupos do eSocial, é importante destacar que o eSocial é uma plataforma do Governo Federal que reúne dados fiscais e empregatícios, dividindo os empregadores por níveis:

·       Grupo 1: empregadores com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016

·       Grupo 2: empregadores com faturamento até R$ 78 milhões em 2016

·       Grupo 3: empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural etc.

·       Grupo 4: órgãos públicos e organizações internacionais

Quanto à relação do FGTS Digital e eSocial, ambos estão integrados, permitindo que as informações relacionadas às remunerações dos trabalhadores sejam transmitidas de forma praticamente simultânea, o que assegura a consistência e precisão dos dados.

Sincronismo entre eSocial e FGTS Digital

O Manual Oficial do FGTS Digital enfatiza que o ambiente de produção do FGTS Digital não terá, inicialmente, uma carga com toda a base de dados do eSocial, ou seja, a primeira carga de dados será realizada individualmente para cada trabalhador da empresa, incluindo todo o histórico de eventos que o FGTS Digital necessita para realizar a gestão do FGTS.

Esse processo será iniciado assim que o empregador enviar qualquer informação sobre o vínculo empregatício. Serão compartilhadas apenas as bases de cálculo do FGTS a partir do seu funcionamento oficial, o que significa que os meses anteriores não aparecerão na plataforma, exceto para o histórico do cálculo da multa rescisória (indenização compensatória).

Não será necessário fechar a folha para conseguir gerar guias. Dessa forma, à medida que a empresa enviar as remunerações, ela poderá emitir guias de FGTS sobre essas bases de cálculos.

6 BENEFÍCIOS do eSocial e do FGTS Digital para as empresas

O FGTS Digital veio para transformar e simplificar processos burocráticos, beneficiando assim todos os tipos de empresas. Economia de tempo para a declaração e o recolhimento dos valores a serem pagos são apenas algumas das vantagens desse sistema, que usará os dados do eSocial para cumprir suas obrigações. Além disso, podemos citar outros ganhos como: 

1.     Maior controle sobre os valores devidos e arrecadados

2.     Emissão facilitada de guias

3.     Consulta simples e rápida de extratos de pagamentos e débitos

4.     Individualização dos extratos

5.   Pagamento da multa indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado

6.     Parcelamento e restituição de valores pagos a maior ou indevidamente

Em resumo, o FGTS Digital permite que a empresa encaminhe sua declaração mensal de FGTS pelo eSocial e realize o pagamento pela própria plataforma, que identificará, imediatamente, quais são os empregados que serão beneficiados pelo recolhimento. Neste caso, os principais benefícios são a agilidade, transparência e segurança com que os valores recolhidos serão disponibilizados nas contas vinculadas.

É importante destacar que não só as empresas se beneficiam com o FGTS Digital. Sua eficiência e a possibilidade de controle dos valores devidos e arrecadados refletem positivamente em diversas áreas da sociedade como financiamento de habitação, saneamento e infraestrutura.

Descubra como o eSocial e o FGTS Digital impactarão na Gestão de Pessoas 

O FGTS Digital aliado ao eSocial promoverá muitas facilidades aos Departamentos Pessoal e de Recursos Humanos, especialmente, no que diz respeito à Gestão de Pessoas. Vamos entender?

Podemos dizer que uma das principais vantagens trazidas pelo FGTS digital é, através da tecnologia, possibilitar que todos os interessados acessem, no mesmo lugar e de forma integrada, o portal para execução de suas tarefas.

A partir disso, podemos elencar uma série de benefícios trazidos pela nova plataforma:

·       Redução das burocracias e dos custos adicionais

·       Diminuição dos custos operacionais do FGTS

·       Menos despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS

·       Digitalização dos serviços, com processos mais ágeis e automatizados

·     Mais qualidade nos serviços prestados tanto para o empregador quanto para os colaboradores

·       Integração de ambientes e facilidade de acesso e gestão das informações

·   Aumento da segurança, integridade e confiabilidade dos dados e informações armazenados e processados

·       Redução da postergação da arrecadação anual do FGTS

·  Informações completas que dão suporte às ações e tomada de decisões estratégicas

·       Melhora na gestão, controle e transparência dos processos

·       Otimização da comunicação

·     Permissão para que todos os envolvidos no processo de recolhimento do FGTS tenham acesso aos dados e informações necessários para o exercício de suas funções

E quanto à rotina das empresas? 

Como falamos antes, o FGTS Digital integrado ao eSocial promove, especialmente, a simplificação dos processos, diminuindo custos operacionais e burocracias. Dessa forma, uma das mudanças mais relevantes é a centralização do pagamento via PIX.

Neste caso, as guias virão com QR Code e Códigos Copia e Cola ao invés dos códigos de barras, facilitando o pagamento. A escolha do PIX foi motivada pela sua agilidade e segurança, pois informa em tempo real os recolhimentos do FGTS, o que impede pagamentos incorretos ou duplicados. 

No entanto, para se adaptarem a essa nova forma de recolhimento, as empresas precisam se preparar e passar por uma atualização tecnológica em seus equipamentos e processos. 

Mas, os benefícios não param por aí! 

·       A integração mais estreita com o eSocial permite que as informações transmitidas pelas empresas cheguem em tempo real ao FGTS Digital, o que garante mais precisão e segurança em relação aos dados. 

·      Durante a fase de teste, os empregadores validaram e ajustaram seus processos internos, preparando-se para a total obrigatoriedade, assegurando que as informações estavam corretas e que os pagamentos seriam feitos de forma adequada.

·       O FGTS Digital também proporciona uma abordagem mais clara e eficiente no que diz respeito ao cumprimento das obrigações referentes ao FGTS. 

·       Funcionalidades como emissão de guias simplificadas e personalizadas, consulta de extratos, verificação de débitos em aberto etc. oferecem às empresas mais visibilidade sobre suas obrigações e histórico de pagamentos. 

Portanto, a implementação do FGTS Digital além de modernizar todos os processos, também eleva o nível de conformidade legal e promove uma gestão muito mais eficiente para as empresas e colaboradores.

Prepare-se para o eSocial e o FGTS Digital

Como toda mudança, a transição do FGTS Digital precisa ser conjunta e coordenada pelo DP (Departamento Pessoal) e o RH, por isso é fundamental que esses departamentos estejam conscientes e alinhados aos requisitos técnicos da plataforma. 

Além dos materiais encontrados na internet, os empregadores podem investir em treinamentos que abordam especificamente o funcionamento do sistema, os novos prazos de recolhimento, a utilização do PIX como forma de pagamento e as interfaces com o eSocial. 

Existem 6 passos que podem ajudar nessa mudança:

1.     Ambos os departamentos devem revisar e atualizar os processos internos para integrar as informações necessárias ao FGTS Digital de forma precisa e dentro do prazo, incluindo as rubricas de remuneração e outras informações dos trabalhadores que interferem no cálculo do FGTS. 

2.     É fundamental que o DP se certifique que os dados enviados ao eSocial estejam corretos, pontuais e consistentes, pois eles alimentarão o FGTS Digital.

3.     O RH, por sua vez, precisa colaborar com o DP, fornecendo as informações solicitadas sobre os colaboradores como contratos e salários, já que influenciam no cálculo do FGTS. 

4.     Tanto o RH quanto o DP devem se manter atualizados sobre as diretrizes e alterações legislativas referentes ao FGTS Digital, pois estas podem impactar diretamente nos processos e na empresa como um todo. 

5.     O ideal é que as equipes estejam preparadas para realizar testes internos antes da implementação completa, identificando eventuais falhas e garantindo uma transição tranquila.

6.     Em todas as etapas, uma boa comunicação entre os departamentos é decisiva para assegurar que as informações sejam devidamente integradas ao FGTS Digital.

Dicas rápidas para a implementação do FGTS Digital

Todas as empresas devem obter um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Após essa etapa, basta seguir 5 passos básicos:

1.     Acesse o site do FGTS Digital

2.     Clique em “Acessar para Empregadores”

3.     Selecione o tipo de Certificado Digital que você possui

4.     Digite o código de segurança do seu Certificado Digital

5.     Clique em “Entrar”

Depois de concluir todas essas etapas, será possível visualizar as informações relacionadas a esse benefício dos colaboradores, como saldo, extratos e valores disponíveis para saque, assim como realizar o recolhimento do FGTS.

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