Onboarding de empregados: o que é e como aplicar

Os primeiros dias de um novo empregado dentro da empresa são fundamentais em sua adaptação, engajamento e desenvolvimento. Sem o direcionamento certo, ele pode se sentir deslocado, não compreender bem as tarefas e até encontrar dificuldades para “pegar o ritmo”.

O onboarding de empregados é o termo que representa o processo de integração em uma empresa e seu papel é adaptar e capacitar novos profissionais que acabaram de ser contratados aos processos e modelos de trabalho, suas atividades e principalmente seu engajamento à cultura corporativa.

Seu método garante que os novos empregados possam compreender melhor:

–       O elementos da cultura da empresa

–       As ferramentas de trabalho

–       Gestão e direcionamento das equipes

–       Metodologia de trabalho

–       Objetivos e metas da empresa

Como aplicar 

O onboarding de funcionários pode começar já durante o processo de recrutamento e seleção, a partir do employer branding. Por exemplo, empresas de tecnologia que têm uma abordagem moderna e humanizada já começam o onboarding em seus conteúdos, atraindo pessoas que se identifiquem com aquela cultura organizacional. Você pode entender melhor o assunto conferindo este artigo publicado pela Inc.com.

Ao receber a notícia da contratação, o empregado passa a fazer parte da equipe e toma ciência de que o perfil dele está alinhado às expectativas da organização. É importante que nesta etapa o recrutador já apresente a empresa, seu propósito e valores que posteriormente serão detalhados na apresentação da cultura organizacional. 

O primeiro dia de trabalho é o momento mágico, onde todas as promessas feitas pela marca são concretizadas na mente do empregado.

Neste dia especial, os responsáveis por receberem o novo empregado apresentam os manuais, os códigos e as informações que ele também receberá em material impresso para consultas futuras.

O próximo passo será o tour na companhia, para apresentar os departamentos e as áreas, com os processos de trabalho. 

Outro ponto essencial para um onboarding bem-sucedido é o alinhamento de expectativas. Essa conversa ajuda a esclarecer não só o que a empresa espera do funcionário, como também entender o que o profissional tem como expectativas em relação à organização.

Um alinhamento entre os propósitos de vida do empregado e as oportunidades que a corporação oferece pode fazer toda a diferença na retenção e no engajamento dessa pessoa.

Nos próximos dias, invista em treinamentos, atividades e outros procedimentos importantes tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Ah! E não esqueça de também direcionar o profissional ao responsável pelas grandes tarefas para que, caso ele tenha dúvidas ou problemas, saiba a quem recorrer.

Acolhimento

Quem já passou pela integração em uma nova empresa sabe que é comum se sentir perdido e um pouco deslocado no começo. Para evitar esse sentimento, confira algumas dicas:

•     Apresente o novo integrante para toda a equipe do setor falando sobre como ele vai ser importante para o crescimento da empresa.
•     Deixe uma carta ou uma mensagem de boas-vindas assinada pelos diretores ou gestores.
•     Crie atividades ou pequenos desafios em grupo para que o novo recrutado sinta-se parte da equipe e comece a criar laços.
•     Oriente a equipe para que seja acolhedora com o novo integrante.

A participação de um gestor ou um colaborador mais experiente também faz a diferença durante o onboarding. Na Techware, contamos com o influencer da respectiva área, um profissional engajado e alinhado que acompanha o contratado de perto, mostrando as facilidades, tirando as dúvidas e ajudando na socialização.

Uma integração completa depende que o novo empregado conheça um pouco sobre as outras áreas e como elas se relacionam, tendo uma visão ampla do negócio e de sua cultura.

Para que essa imersão aconteça, todos os setores devem estar dispostos a colaborar, fornecendo materiais e abrindo espaço para apresentar a condução dos seus processos e acolher o novo integrante do time.

Tecnologia

Um programa de onboarding requer investimentos de tempo e de dinheiro, mas traz resultados consistentes para a empresa. A fim de diminuir os gastos e otimizar o processo, vale a pena apostar em soluções digitais capazes de apoiar o RH durante essa tarefa, favorecendo o diálogo e dando clareza sobre os fluxos de trabalho. 

Seguem algumas sugestões:

Workplace

O Workplace é uma rede social do Facebook pensada e exclusiva para a comunicação interna das empresas, e tem como principal objetivo facilitar o diálogo entre os profissionais. Esse sistema funciona integrado com sistemas de TI e busca oferecer aos usuários as mesmas ferramentas de comunicação que utilizam rotineiramente em sua vida privada, facilitando a compreensão do funcionamento e garantindo maior engajamento, uma vez que não passa pela objeção ao incorporar novas ferramentas no dia a dia.

O Workplace ainda conta com grupos, usa o conceito de timeline para mostrar os conteúdos e trabalha com Inteligência Artificial, o que facilita o processo de integração e dá o suporte necessário para treinamentos futuros.

Oracle HCM Cloud

O Oracle HCM Cloud é uma solução que conecta todos os processos de Recursos Humanos, com tecnologias intuitivas que ajudam os funcionários na realização do seu trabalho. A experiência é personalizada, com suporte para cada usuário.

Todo esse sistema favorece o onboarding, oferecendo o suporte necessário para que os novos empregados consigam entender a cultura da empresa e se envolvam nos processos de maneira ativa. 

Pipefy 

O Pipefy ajuda na implementação de fluxos de trabalho, dando uma visão clara dos responsáveis por cada etapa do projeto.

Ter a noção de como as tarefas são delegadas dá ao novo empregado uma segurança maior, além do entendimento de como as tarefas são conduzidas na empresa e qual o seu papel dentro desse sistema.

Há diversas opções disponíveis no mercado que podem ser usadas durante a integração. Vale a pena avaliar as necessidades da empresa e buscar a solução que se encaixe melhor a essas demandas.

Materiais físicos

Apostilas, folders e materiais gráficos são aparatos interessantes para ajudar nessa integração. Distribua documentos que apresentem as boas práticas da empresa, a missão e os valores, a cultura organizacional como um todo, entre outras diretrizes que ajudem na ambientação.

Esse conteúdo também pode ser disponibilizado on-line, por e-mail ou pelos canais de comunicação interna da empresa.

Planejamento

O processo do onboarding deve ser planejado com antecedência pela equipe de Recursos Humanos e trata-se muito mais de saber orientar, acolher e direcionar o novo empregado do que investir em grandes treinamentos.

O objetivo principal é que esse processo simplifique e até agilize a integração dos funcionários, fazendo com que eles se sintam adaptados mais rapidamente. Afinal, integrar os recém-chegados de forma assertiva pode gerar diversos benefícios, inclusive redução de custos e baixa rotatividade, pois talentos bem integrados e motivados que conhecem a cultura da empresa, tendem a permanecer nela. 

Aqui, na Techware, o processo de integração começa no RH, passando por todas as áreas da empresa. O novo empregado conhece todos os departamentos e recebe de cada gestor um breve histórico da sua atuação na estrutura. Esta “visita guiada”, além de acolhedora, é informativa e útil para que comece sua jornada como TechDesigner.

Dedicamos também um tempo grande para falar da nossa cultura, passando por todos os elementos que a compõem. Isso para nós é fundamental e um excelente direcionador para quem está chegando.

Onboarding digital

Com o home office, diversos processos e materiais precisaram ser revistos. O processo de integração se apoiou no digital para compensar a ausência da ambientação física onde o profissional irá atuar, mas ainda é importante para que ele entenda melhor os processos e como a empresa opera.

Para esse período, foi preciso usar a criatividade e procurar trazer o máximo da cultura organizacional para perto do funcionário através de um plano de comunicação elaborado especialmente para manter o funcionário conectado apesar do distanciamento físico.

 Criamos um guia de boas-vindas, no qual a empresa se apresenta e aborda questões, como dress code, manuais e outros itens importantes. Esse guia é enviado antes mesmo do primeiro dia de empresa, por e-mail e pelo whatsapp.

Além do guia, a Techware também encaminha um kit de boas-vindas para a casa do novo empregado, com objetos considerados símbolos da cultura, que são usados na sede física da empresa.

 Informações e ações como essas têm possibilitado um processo de onboarding completo e bem-sucedido, mesmo com as limitações de proximidade física.

Porém, vale ressaltar que todo esse esforço deve estar em conformidade com o perfil da empresa, fazendo com que o empregado se sinta realmente bem-vindo, despertando no novo colaborador a real sensação de identificação e pertencimento.